Tapahtuman järjestäminen

Suurta tai pientä tapahtumaa järjestävän on muistettava huomioida seuraava seikat:

  • Tapahtumatilat
  • Luvat ja ilmoitukset
  • Turvallisuus, vakuutukset ja pelastussuunnitelma
  • Sähkö, vesi, rakennustyöt
  • Siivous
  • Liikenne
  • Ulkomainonta ja liputus
  • Ympäristöystävällisyys

Jo tätä ennen täytyy olla hyvä idea, rahoitus ja markkinointi kohdallaan. Rahoituksen lähteita voi etsiä Järjestöosaamisen tietopankkimme Rahoituksen lähteitä -sivulta.

Tälle sivulle on koottu lähteitä tapahtumajärjestäjän avuksi.  Huomaattehan, että tapahtumakunnan omat säännöt vaikuttavat tapahtuman järjestämiseen. Tarkistakaa kuntakohtaiset tiedot siis oman kuntanne nettisivuilta.

Euroopan kulttuuriympäristöpäivät - Tapahtumanjärjestämisen abc
Euroopan kulttuuriympäristöpäivistä tiedottaminen

Tapahtuman järjestäjän opas
Etelä-Pohjanmaan liiton opas, jossa tietoa erilaisista tapahtuman järjestämiseen liittyvistä kysymyksistä, joita tulee ottaa huomioon, kun lähtee rakentamaan tapahtumaa. Opas kattaa tapahtuman suunnitteluun, toteutukseen ja jälkimaininkeihin liittyviä asioita.

Tapahtumia kaikille! Opas saavutettavan kulttuurifestivaalin järjestämiseen
Kulttuuria kaikille -palvelun ja Finland Festivals ry:n julkaisema käytännönläheinen tietopaketti. Opas auttaa huolehtimaan mm. siitä, että tieto festivaalin tarjonnasta ja palveluista olisi mahdollisimman helposti kaikkien saatavilla.

Teematilaisuuksien järjestämisen tietopaketti
Kehitysvammaisten Palvelusäätiön sivuille koottuun tietopakettiin on koottu mm. seuraavia tilaisuuksien järjestämiseen liittyviä työkaluja, lomakepohjia ja ohjeita

Teemakeskustelujen järjestäminen ‐vinkkejä ja välineitä
Palaute:
– Palautteen keräämiseen lomake
– Palautekoonnin lomake
Tiedotus:
– Tiedotetekstin esimerkki
– Sähköpostitiedotteen esimerkki
– Lehdistötiedotteen esimerkki

Opas nuorten tapahtumien järjestämisen tueksi
MLL:n Meidän juttu – nuoret tapahtuman järjestäjinä- opas nuorten tapahtuman tarjoaa selkeän menetelmän siitä, kuinka nuorten tapahtuma suunnitellaan ja järjestetään yhdessä nuorten kanssa. Hyviä huomioita myös muillekin tapahtumia suunnitteleville.

Tapahtuman suunnittelun ohjeita ja tapahtuman tsekkauslista
Suomen Vanhempainliiton ohjeistuksia, jotka sopivat monilta osin myös muille yhdistyksille.

Tapahtumien tsekkausmallipohja
Erityisesti projektien tarpeisiin luotu pohja, josta apua myös muunlaistenkin tapahtumien ja toimintojen suunnittelun ja toteuttamisen tukena (Kajaanin ammattikorkeakoulu)

Tapahtuman turvallisuussuunnitelma-lomake
Marttaliiton yhdistyksilleen luoma lomake, joka soveltuu hyvin myös muiden toimijoiden tapahtumien turvallisuussuunnittelun tueksi

Lyhyt tarkistuslista esteettömän tapahtuman järjestäjille
Kymmenen kysymystä, joiden avulla voi arvioida tapahtuman esteettömyyttä.(Kulttuuria kaikille-sivusto)

Tapahtuman järjestäminen
Yhdistystieto.fi-sivuston ohjeistus.

Kun järjestät tapahtuman
Yhdistykset tiedottaa-sivustolla

Työkalu tapahtuman tiedotussuunnitelman laatimiseen
Helposti käyttöönotettava malli Kansalaisfoorumin sivuilla

Retken järjestäjän muistilista
Marttaliiton hyvä ohjeistus  ja muistilista retken järjestäjille

Lähteenä on käytetty mm. Jelli-järjestötietokantaa.